设想你是广州一家设备公司的采购李岚。下午收到两张培训文化衫的报价，得在当天给出采购意见。第一张写着每件含底衫和前胸、后背印花，第二张抬头是“来料印花”，没写衣服由谁送。周五要发四十件，下个月还可能补九十件。培训主管希望今天签完两批，设计同事却说背面的活动名称还可能改。李岚知道，如果拿第二张的加工价直接对比第一张的成衣价，预算从第一行就会偏低。她先请两家按同一件底衫和图稿报价，准备只对周五要用的四十件作采购承诺。
企业采购在这张表上要回答三个问题：同样的货和交付范围分别要付多少钱，在哪个有效件数上两种方案同价，补单改图或新增运费会不会改变选择。把底衫、制版、按件加工和每批额外费用拆开，就能逐项找到差额。已经下单的首批和仍可调整的补单也要分别显示，避免把过去已承诺的钱当作这次能省的钱。只有双方对规格、数量和交期都有有效报价，计算出的低价才可以进入下单审批。
工作簿 v1.1 更新于 2026 年 11 月 9 日。请先阅读“报价录入”工作表中的设置与印花工艺指南。下单前，请把示例价格换成按相同条件取得的供应商书面报价。
先核对底衫，再给印花工艺比价
给供应商的同版询价单应写明底衫货号、成分和颜色、尺码分布、每批数量、印花位置和尺寸、图稿版本、交付日期和地址。供应商供底衫时，底衫成本和加工成本都应有适用范围。公司自备底衫时，确认采购底衫、送到加工厂、次品补料、成衣出厂和收货分别由谁负责。两种供应方式会改变运输次数和责任划分。采购可以让第二家报一份同款成衣的全包价，也可以向底衫供货方索取可追溯的价格，把底衫和来料加工合起来比。衣服只写“纯棉白色”还不够，至少要有双方确认的款号、克重或实物样衣，才知道是否是同一规格。
T社的工艺说明以定制T恤为例讨论丝网印和数码直喷的选择。它可以帮助采购提出有关图案、数量和工艺的问题。广州载鑫数码的官网同时列有数码直喷、手工丝网印和来料加工等业务，说明询价时有必要明确报价是在买成衣还是买加工。供应商展示的能力、适用范围与成本判断属于各自页面的说明。李岚需要的是两家对这张单的书面报价。丝网印按几色、几个位置、几块版收费，数码印花属于直喷还是转印、需不需要白墨和预处理，都应在实际工艺确认时说明。
底衫可以用一行费用表示，也可以按不同尺码分别列价。假如加大码价格不同，统一用平均价时要保留计算所依据的尺码分布。四十件和九十件的尺码结构不一样，就分别算。若两家同一款底衫都是二十四元一件，先比较加工费时可把这笔共同成本暂时从对比中拆出，正式采购总额再加回。若第二家只做加工，第一家在成衣包价里不肯拆底衫，也能请双方给出同一件数、同一规格的最终到货总额。把该总额与具体订单条件一起保存，不能把整笔费用除以件数后推到别的数量。
对一个报价中的“免制版”“含运费”“可补单”要逐项确认。免制版还可能有图稿处理、打样或特殊印花的费用。含运费可能只限一次送到一个地址。可补单可能有起订量、版的保留期限和允许的图稿范围。表里用零表示供应商已明确该项不收费，用待确认表示价格还没回。报价附件里也要写清楚首批送广州培训点和第二批送其他园区是否同一计价方式。即使两批使用同一底衫，供应商能否按部门分箱、贴码和指定时段送达，仍然需要单独落实。
四张表把报价、补单和验收连起来
打开文件先看到「成本对比」。录入时先到「报价录入」，填写报价编号、人民币、税基、制版费、底衫单价、首批及补单起订量和阶梯价。供应商名称、款号、有效期及其他费用的依据，另存于能凭报价编号查到的原件中。阶梯用整数下限和上限，边界都包含。只把适用于全批的阶梯单价填到全批单价栏。若供应商按超出某个件数的部分计价，或把小批量列为固定一口价，应先拿到对应件数的有效总额，或者改用能表达原报价算法的专用模型。不要用相邻档的单价代替，也不要把四十件的一口价分摊后用来预测八十件。小数处理以有效报价的计价精度为准，税基和单位要和发票口径核对。
第二张「批次与补单」记录首批与补单的件数、已确认的图稿版本，以及各方案的制版方式、部分重制费、换色费和其他固定费用。承诺日期、配送地址、印花位置和原版可用的书面依据，另存到对应采购记录。补单可能用首批图稿也可能换活动名称。生产方应回函说明具体哪块版可以沿用、哪块必须重制、重制的价格和打样是否重做。版还在和本次订单可以用该版是两件事。对同样的图稿，改底衫颜色、改印花尺寸或改生产工厂都可能触发新的工艺确认。填写该批制版费用前先保存适用的证据，写明是沿用、部分重制还是全部重制。
回到第一张「成本对比」，查看每批小计、两批总额及首批临界点。总额等于本批实际发生的制版费，加上件数乘以适用的全批单价，再加底衫和已确认的运费、包装等其他费用；如果某项已含在单价里就只记一次。分别发采购单时，四十件和九十件各找自己的阶梯。如果下的是一张承诺一百三十件的订单，供应商书面确认按这一百三十件给价并分批交付，才可以在分批行引用整单价。两种安排有不同的付款、库存和变更条件。预算可以列出一百三十件的总需求，但它本身不能证明供应商按总数定价。
最后一张「验收测试」列出测试名称、预期和实际金额、状态及判定。重新测试时，在独立的验收记录写下使用的输入、文件版本、复核人和日期。测试数据与真实询价分开。边界、同价、反转和异常需要有明确输出。复核人从原报价和已知测试值独立算一次，再检查表格的结果。测试文件还应在用于交接的客户端实际打开并重新计算，核对人民币显示、表头、警告文字和列宽。公式提示无法比较时，应能看出是价格为空、阶梯冲突、起订量超出范围、币种或税基不一致，还是改图后沿用条件无效。真实采购人看到提示后能定位要向谁补什么资料。
| 比较前核对的输入 | 该留的凭据 | 资料不足时怎样处理 |
|---|---|---|
| 底衫、位置与图稿 | 同款号、同尺码和图稿版本的回签规格 | 补同款成衣价或拆出真实底衫成本 |
| 制版与补单 | 网版编号、保留期和重制范围的书面回复 | 预算保留两种情形，正式报价暂停比较 |
| 起订量与阶梯价 | 每批上下限、数量和适用计价规则 | 要求该件数的有效价格 |
| 税基和附加费 | 相同币种、含税口径及配送包装清单 | 按同一口径重开报价 |
| 样衣和交付 | 确认样编号、到货日及收货地点 | 确定可接受的变更和责任人 |
算例一：用二十九、三十、三十一件查临界点
第一组金额只用于验算，采用未税人民币。假设甲方案的制版费是九十元，印花每件四元；乙方案经确认没有制版费，印花每件七元。假设两家一至二百件都有这一档，底衫、运费和其他费用相同，本例只比较加工价。下载版默认计入两家各二十四元的底衫单价。若要重现本例的加工金额，请用测试副本把两家的底衫单价改为零，验算后还原为二十四元。二十九件时，甲为九十加一百一十六，合计二百零六元，乙是二百零三元。三十件时双方同为二百一十元。三十一件时，甲是二百一十四元，乙是二百一十七元。三十件是这两条报价的同价点，前一件乙低三元，后一件甲低三元。
原理是固定费用差九十元，每多一件甲比乙少花三元，所以九十除以三得到三十件。这个结果只适用于两份报价都有效的数量和同一段单价。若甲起订三十五件，三十件不能作为可下单的同价方案。若两家每件费用完全相同，固定费用较低的一方在共同区间始终较低；固定费也相同则整个共同区间同价。若甲固定费和单价同时较高，增加件数也不会让它在同一区间变便宜。试算结果要区分同价、无有效报价和没有订单这三种状态。发货数量为零只代表本批没有安排生产，已经单独支付的打样费或制版费应留在已承诺费用里。
有阶梯报价时，同价点未必能用一次除法找到。假设四十九件以内每件六元，五十件起整批每件五元。四十九件的印花费是二百九十四元，五十件是二百五十元。如果供应商只给第五十件五元的超额折扣，前四十九件仍为六元，五十件合计二百九十九元。多买一件会让总价下降，前提是整批按新档位计价。核算时保留边界前一件、边界值和后一件。若真实发放只需要四十九件，考虑多订之前还应核对新增尺码、储存责任及供应商是否有额外包装要求。价格下降并不能代替对实际使用的确认。
可以把实际报价的共同有效区间先画成几个范围，在每个范围里找到合适的整数件数，再核对下一段。两家档位不同，某段交叉点可能落在非整数；这时记录相邻两个整数的金额和何时开始由另一家较低。两家某一档完全同价，就记录同价区间。跨过阶梯时可能直接反转而没有某一个整数恰好同价，应保存反转前后两行的证据。若供应商只提供有限件数，表格到有效上限就停止计算，未报价的区域请对方补。这样审批人知道结果覆盖到哪里，不会把采购建议扩到另一个数量级。
算例二：首批四十件、补单九十件，底衫先拆出来
回到广州的需求。假设两份报价最终确认使用每件二十四元的同款底衫，分别计价且两批都无额外费用。甲丝网印每次全套制版九十元、印花每件四元；乙数码直喷已确认制版费为零，每件加工七元。首批四十件的底衫费用都是九百六十元。甲加工二百五十元，成衣合计一千二百一十元；乙加工二百八十元，成衣合计一千二百四十元。若乙来料加工的报价原来只列二百八十元，拿它与甲的一千二百一十元直接比较会漏掉底衫。需要另查公司采购底衫和送厂的费用；示例中底衫同价且没有额外送厂费，真实订单则必须查证。
补单九十件，底衫两家各二千一百六十元。甲沿用原版时加工三百六十元，补单成衣二千五百二十元，两批共三千七百三十元。乙加工六百三十元，补单二千七百九十元，两批共四千零三十元。若后背换图且整套网版重制，甲补单加工四百五十元，两批成衣合计三千八百二十元，仍低于乙。若只有背面的版要重开，并且报价明确仅三十元，甲两批成衣合计三千七百六十元。这一列不能自动引用整套九十元，因为实际更换的网版不同。两种工艺的成衣总价差建立在同款底衫、同版位和同一交付方式上。
补单缩到二十件时，底衫四百八十元。甲沿用原版的补单为五百六十元，两批共一千七百七十元；乙补单六百二十元，两批共一千八百六十元。若甲整套重制，甲补单六百五十元，两批也为一千八百六十元。甲若还需给第二个配送点加十五元运费，而乙书面确认已含该地址，甲总额变为一千八百七十五元。二十件时，改图和交货条件足以改变推荐。李岚应在比较行写清楚“二十件、整套重制、甲另收运费”，这样主管能看到差异来自哪些变化，而不是认为整个丝网印的价格永久变高了。
首批已经签给甲之后，补单应比较从当下还需花的钱。在二十件、全套重制且暂不计额外运费的情况下，继续向甲补单为六百五十元，改向乙补单为六百二十元。如果甲能沿用版，只需五百六十元。若转到乙还要重新打样、送底衫或者让供应商换一款衣服，实际新增费用与条件要重新列出。已经签下的一千二百一十元不应再左右下一笔差额，但必须留在财务的累计采购额里。工作簿可以把首批已承诺、两批预计总额、补单可变成本三列并排放，便于每次审批按同一种口径看数。
例外路径：暂停当前结论，查原始报价的一行
如果供应商写了二十至四十件和四十至九十九件，四十件同时落入两档。工作表应返回阶梯重叠，指出要修订的两条记录。请供应商确认后一档起点是四十还是四十一，再测四十件及相邻两件。若两档分别到三十九件和从四十一件开始，四十件缺价，其他有报价的数量可以保留计算。发现下限大于上限、非整数件数、价格为空或无效，先问报价方。输入了空白价格时不能将其计为零。也别把适用别的材质或印花位置的阶梯临时套进来，否则两份报价可能在计算中悄悄变成不同的商品。
首单和补单的起订量也可能不同。首单四十件已经获得批准，补单要求五十件起订，就不能按五十件单价乘二十件。可请对方给出小单加工费用，向另一家取得二十件的报价，或另算买五十件且保留三十件库存的方案。库存方案要列三十件的规格、保管方、未来发放时间和预算占用。若最低件数落在已报价的整个范围之外，先确认该份报价究竟是否能接受订单。多款底衫、多颜色分开起订时，应按实际可合并的范围分组计算。分组前在供应商回复中找出是按一款、一色、一个图案还是整单计算。
人民币也有含税和未税之分。一份含税、一份未税时，不能直接减出差额。先索取同口径的明细，确认底衫、加工、运费和包装各自是否已含税。使用含税报价比较时，不再重复加税；使用未税报价比较时，把预计付款额和税额保留在独立栏里并经财务确认。单据中有不同计价口径或不同的取整方式，先查供应商如何开具实际票据，再按同一种精度比价。若双方报价的税基暂时对不齐，可以先给审批人看尚待确认的范围，不能把当日的估算作为正式采购金额。
补单涉及改图时，把旧图和新图都送给工厂，指出后背哪行字变了、尺寸是否变化以及底衫是否换色。请工厂确认哪些版还能使用、要新做几块及相应价格。若两批使用不同图稿而表中仍勾选沿用，就返回图稿冲突并暂停这行。供应商若确认文件只是改名，应在回复中把新旧版号对应起来。若图稿确实变了但可以沿用其中一块版，另列经确认的部分重制费用。版的保存期、承接工厂、重新打样和送达日期也一起确认。把改图前后两份报价都保存下来，方便找出变化是否只来自该位置。
下单审核需要能复算，也要能收货
采购让一位未填表的人独立从原始报价核算实际计划的四十件及一个临界案例。复核人先看范围，再按制版、单价、底衫、配送和税基的顺序逐项计算。若结果有差，检查哪项费用已经含在包价中，或是否用了另一批的数量。保存核对过程、价格有效期和复核日。下载文件实际打开后，检验中文标签、人民币金额、长版号及错误提示能否完整显示。再试件数为零、缺价、区间重叠、缺档、起订量越界、相同单价、反向差价、税基混用、改图后沿用及部分重制。任何一项意外通过，都要暂停交接，修复并用同一批输入重算。
采购可以把样衣、报价、图稿和交货要求做成一套编号。收货方拿到箱子时能查到衣服款式、颜色、尺码和分批数量。若首批需要按四个组分箱，确认每组箱贴的内容，供应商是否把这项费用计入。若一份报价晚到半天但依旧能满足培训领用时间，主管可以按整体安排评估；若先到的那份报价没有保证收货时段，也不能单凭便宜决定。遇到同价时，确认哪家已书面承诺与样衣一致、在指定日期交付，出现缺货或图案偏移时如何处理。把这些可验证的承诺写在同价行下面，比添加一个没有依据的风险费用更容易复核。
补单预算还要和供应商回复的时点配合。收到首批后，运营部门先统计剩余库存，再确认补单人员及尺码。设计部门在保版到期前给出背面图稿是否更新。采购将这两条回执同时放进补单记录。如果供应商在图稿未定时只愿确认价格区间，可以留下估算上限和过期日期，再等实数和最终图稿齐全后重新询价。若保版已经到期，向工厂确认是否销毁、是否能够延长，或按已确认的重制费用重新算。先确定需要补的数量与落地时间，再决定是跟原厂补单、换工艺还是采用库存。审批状态可以分别记录价格待确认、规格待批准和交期未锁定，避免由一个模糊的“待定”掩盖具体下一步。
另一个容易漏掉的交接点是来料加工时的损耗。假设公司需要四十件合格成品，工厂要求多送备用底衫，先问需要的备用件数、未使用的衣服是否随货退回、加工出现次品由谁补。如果备用衣仍归公司，记录实际采购和期末存货，别把所有备用衣都当作已用。成衣供应商若承诺补足交付数量，应核对是否有同样的次品处理和交期。两张报价在相同的四十件成品条件下才容易看出真正的差额。对补单也应单独查验备用和损耗要求，不能自动沿用首批的承诺。
发票和收货记录可用于下一次采购的复盘。对照发票逐项查制版、加工和运费是否与已签报价一致，把确实变化的项目和原报价编号连接起来。若临时配送因公司更换场地而增加费用，下一轮可在询价前锁定地址。若工厂因样衣不符合已批准规格而返工，按合同核对是否向公司追加收费，不能把返工当成原来单价的一部分。由谁批准过例外以及何时收到变更单都应保存。未来沿用的是核对方法与证据结构，每笔新订单仍用新的有效价格和图稿。这个记录也能说明首批低价是否真的转化为按期交付与可控的最终账单。
在补单前重新确认两个截止时间
一个截止时间是报价的有效期，另一个是网版的保留期限。前者到了，可能要用新单价；后者到了，即使单价仍有效，也可能多一笔重制费。把两项分别记录，并标明期限如何起算。供应商如果把首批的出货日作为起点，采购应保存实际出货单；如果从制版日算，就保存对方提供的制版记录。补单采购单的批准日、发给工厂的日期和工厂接受订单的日期也可能不同。请供应商写清楚按哪一天判断有效，避免公司内部提前签字，工厂收到时仍因过期而重开报价。
采购可把下一次询价写成三条回执。第一条由培训团队确认人数、尺码和交货点，第二条由设计团队确认前胸和后背的图稿版本，第三条由工厂确认可用的网版、价格和交付日。先到的回执可以用于准备，三条都齐全才生成正式补单行。若工厂需要先留生产排期，问清楚保留排期是否产生费用或下单义务，另列在预算里。若公司有能力在第一次采购时多留一批通用款，也把它作为另一种供应安排，列清可取消性、库存归属及可能用不到的尺码，再比较实际需求。
还有一种情况是工厂确认原版可用，但第二批底衫换成另一个批号。此时应请使用部门确认是否需要核对色差、上身效果和版位，必要时先看第二批实物。底衫价格若仍为二十四元，沿用网版的费用也确实未变，可以保留原来的采购算法，但样衣批准不能引用未经确认的旧款。若新批号导致只能换供应商，就按新供应商的实际底衫、加工和运费复算。在正式订单中，把新确认的款号与送货地址写在同一份附件，避免工厂按旧批次配货。把这些变化写在原因栏，比改掉一个数再看总额更容易复核。
在公司内部交接时，把试算版和审批版的身份分开。试算版可以保留示例、尚待确认的价格或两种补单假设，审批版只引用可下单的报价及对应规格。对一口价或只能供一个固定数量的报价，在版本记录里标明有效条件。财务和采购在审批时从原单据抽取一批，核对底衫、印花、制版和物流每项合计是否一致。如果收到的文件不能打开，或打开后自动改写公式，先用原单据逐项复算当前急单，旧文件留作复现问题。交给下一位承办人的应是能说明何时重算、用哪份报价以及谁来审批的资料。
等两份报价补齐底衫、印花和交付条件，李岚就可以先签周五要发的四十件，附上款号、样衣确认、分箱要求和收货时间。补单留到下个月审批，预算先比较九十件沿用和重制、二十件重制加运费这三种情形。若业务也希望向 Giftpack 询价，可参考其制作样品和质量确认说明，把相同底衫、前后位置、图稿版本、两批件数和交付条件一并交给对方。拿到这笔订单的书面报价后，再填到同一张表。李岚已经把首批交付从未确定的补单中分开；后背图稿和人数确认时，她只须复算下一张采购单。