대구의 산업장비 업체에서 교육용 단체복을 맡은 서현의 입장에서 생각해 보자. 책상 위에는 남색 로고가 찍힌 흰 티셔츠 시제품이 놓여 있다. 첫 교육에 마흔 장이 필요하고, 추가 교육에는 아흔 장이 예상된다. 현장팀이 두 번째 물량은 진회색 바탕으로 바꾸자고 했다. 기존 도안과 크기, 위치는 그대로지만 추가 견적서에는 색변환비만 적혀 있다. 다른 업체의 디지털 인쇄 견적은 장당 가격이 높고 별도 판비가 없다. 두 회차를 한꺼번에 결재하면 예산을 잡기 쉽지만, 진회색에 사용할 판을 새로 만들면 결재 금액이 달라진다. 서현은 초도 발주서만 먼저 작성하고, 추가 견적의 색변환비가 어느 작업에 적용되는지 업체에 물었다.
구매 담당자가 알고 싶은 것은 몇 장부터 어느 견적이 낮아지는지, 추가 발주의 도안과 의류 색이 바뀌면 결론이 달라지는지다. 이를 확인하려면 판비를 한 번 내는 조건과 다시 내는 조건, 인쇄 구간에 맞는 장당 가격, 회차별 추가비를 분리해야 한다. 최초 발주를 이미 확정했다면 추가 발주를 비교할 때 앞서 지출하기로 한 금액도 따로 표시한다. 이 계산표의 손익분기점은 두 견적의 가격이 같아지는 수량을 뜻한다. 발주 가능 여부와 비용이 같은지 여부는 별도의 조건이며, 시안과 납기 조건이 합의된 경우에만 금액 차이가 실제 공급처 선택으로 이어진다.
워크북 v1.1은 2026년 11월 9일에 업데이트했습니다. ‘견적 입력’ 시트의 설정 및 인쇄 방식 안내부터 읽어 보세요. 발주에 활용하기 전에 동일한 조건으로 받은 공급업체의 서면 견적을 예시 가격 대신 입력하세요.
바탕색과 인쇄 색상을 별도로 확인한다
같은 도안이라는 말부터 구체화한다. 도안 파일의 버전과 승인 날짜, 앞면과 뒷면의 인쇄 위치, 각 위치의 가로세로 크기, 인쇄 도수, 원단과 바탕색, 의류 품번, 사이즈별 수량을 한 장에 적는다. 남색 로고가 흰 옷에서 진회색 옷으로 옮겨 갈 때 기존 잉크를 쓸 수 있는지, 가독성을 위해 잉크 색을 바꿀지, 밑색 작업이나 인쇄 횟수가 달라지는지 확인한다. 앞가슴의 같은 도안이라도 크기나 위치가 달라지면 다른 작업 조건이 될 수 있다. 발주서에는 초도 사양과 추가 사양을 각각 표시해 업체가 어느 조건을 가격에 반영했는지 답하도록 한다.
단티의 실크스크린 안내는 색상별로 판을 만드는 공정을 설명하며, 일부 인쇄 가격 안내에서 동일한 그림과 크기, 위치에서 색을 바꿀 때 적용되는 비용을 따로 설명한다. 해당 사례는 업체가 어떤 항목을 구분해 설명하는지 보여 준다. 바탕색을 바꾼다는 이유만으로 그 항목이 무조건 적용되거나, 기존 판을 언제든지 다시 쓸 수 있다고 결론 내리지는 않는다. 기존 판 식별번호, 제작일, 보관 장소와 기간, 추가 발주일에 사용 가능한지, 색변환비가 새 원단과 원하는 색 조합에 적용되는지를 실제 제작 업체에 묻는다.
같은 회사의 디지털 직분사 안내는 원단에 잉크를 직접 분사하는 방식과 전처리, 어두운 원단에서의 작업을 설명한다. 공급업체에 디지털이라는 명칭만 적혀 있으면 직접 분사인지 전사인지 확인한다. 같은 사이즈와 같은 원단을 지정하고, 색상의 표현 범위, 추가 전처리 비용, 가슴과 등판의 별도 인쇄 비용, 원단별 적용 여부를 질문한다. 판비가 없다는 응답이 샘플 제작비나 디자인 조정 비용까지 없다는 뜻인지도 확인한다. 비교 기준을 맞추기 어려우면 각각의 공정으로 나온 시제품을 받아 현장 사용 조건에서 확인한 다음 가격을 비교한다.
디자인 부서는 어두운 옷에서 글자가 잘 보이는지, 운영 부서는 교육 당일 나눠 줄 수 있는지 살핀다. 지정된 품번이 품절이라면 대체품의 실물, 혼용률, 사이즈, 색상과 가격을 다시 요청한다. 포장과 납품도 함께 고정한다. 첫 교육 물량은 대구 사무실, 추가 물량은 교육장으로 바로 보낸다면 동일한 납품 조건이 아니다. 회차별 배송지와 도착 기한, 사이즈별 봉투와 상자 표시, 검수할 사람을 적어 두면 편의 비용이 장당 인쇄비 안에 들어갔는지 별도인지 확인할 수 있다. 급송이나 분납은 제조 방법을 바꾸지 않고도 총액을 뒤집을 수 있다.
네 장의 시트에 견적서와 발주 계획을 나눠 담는다
파일을 열면 ‘비용 비교’가 먼저 보인다. 입력은 ‘견적 입력’에서 시작한다. 견적번호, 원화, 부가세 포함 여부, 판비, 의류 단가, 초도와 추가의 최소 수량, 구간별 인쇄 단가를 적는다. 업체명, 유효기간, 품번과 인쇄 위치는 견적번호로 찾을 수 있는 원본에 남긴다. 판비가 인쇄 가격에 포함되거나 견적에서 면제된 경우에는 확인 근거를 원 견적이나 발주 기록에 남긴다. 장당 가격이 의류를 포함한다면 다른 업체도 같은 조건으로 맞춘다. 동일한 의류비를 양쪽에서 제외하고 가공비 차이만 확인할 수도 있다. 그때는 비교표 제목에 가공비 기준이라고 표시하고, 발주서 금액에는 실제 의류 단가와 수량을 다시 반영한다. 공급처마다 의류비가 다르면 공통비처럼 제외해서는 안 된다.
견적의 한 행은 공급업체가 약속한 가격 체계를 그대로 표현해야 한다. 오십 장부터 전체에 할인 단가를 적용하는 견적과 오십 번째 장부터 초과분에만 할인하는 견적은 다르다. 일정 수량까지 인쇄비가 일괄 금액이고 그 이상에서 장당 단가를 적용하는 업체도 있다. 단티의 공개 안내에도 일부 상품과 인쇄 조건에 고정비 구간이 있다. 일괄 금액을 임의의 수량으로 나눈 뒤 그 값을 모든 주문에 쓰지 않는다. 현재 계산표가 전체 수량에 적용되는 단가만 지원한다면 공급업체에 정확한 수량별 총액을 받아 별도 비교하거나, 일괄 금액과 장당 항목을 모두 표현할 수 있는 양식으로 바꾼다. 비교 결과에 해당하는 원 견적의 줄을 표시하면 수량이 바뀔 때 어떤 열을 다시 물어야 하는지 알 수 있다.
두 번째 탭인 ‘발주 일정’에서 초도와 추가의 수량, 승인된 도안 버전, 제작 구분, 일부 재제작비, 색변환비와 기타 고정비를 입력한다. 발주 예정일, 납품일, 배송지와 판 보관의 서면 확인은 해당 발주 기록에 보관한다. 재사용 여부가 아직 확인되지 않았으면 보관 중과 보관 기간 만료를 별도 예산 시나리오로 나눈다. 빈칸을 재사용으로 읽지 않는다. 진회색 바탕에서 같은 남색 잉크가 그대로 적용되는지에 대해서는 견적 기록에서 판을 유지할 수 있는지와 기존 잉크를 그대로 쓸 수 있는지를 따로 확인한다. 같은 판에 잉크만 바꿔 쓰는 경우의 가격이 확인되면 색변환비로 기록한다. 새 밑색 판을 추가하는 경우라면 새 판비와 변경된 장당 작업비를 따로 받는다.
첫 번째 탭인 ‘비용 비교’로 돌아가 초도와 추가의 금액, 합계, 초도 가격 교차점을 본다. 각 회차의 총액은 그 회차에서 실제로 발생하는 판 관련 비용에 수량과 해당 구간의 단가를 곱한 인쇄비, 그리고 해당 회차에만 들어가는 확인된 추가비를 더해 구한다. 초도와 추가를 별도로 계약하면 각각 마흔 장, 아흔 장에 해당하는 구간을 찾는다. 전체 백서른 장에 대해 계약하고 두 번에 나눠 받으려면 일괄 수량 기준의 할인과 분납 조건을 계약서에서 확인한다. 향후 예상 수량을 더한 백서른 장이 구매 약정 수량으로 인정되는지, 발주 후 확정 수량을 줄일 수 있는지, 남는 물량을 누가 보관할지 확인한 뒤에 두 계약 방식을 비교한다.
마지막 탭인 ‘검산’에는 시험 이름, 기대값, 실제 결과와 판정이 들어 있다. 다시 검산할 때 쓴 입력, 검산 날짜와 파일 버전은 별도 기록에 남긴다. 비교 시트와 별도로 사람이 손으로 계산한 기대값을 고정해 둔다. 견적번호나 도안이 비어 있을 때 금액 대신 보류가 보이는지, 부가세 기준이 다를 때 차액이 안 나오는지, 유효한 단가가 둘 이상 또는 하나도 없을 때 오류가 표시되는지 살핀다. 승인된 견적을 입력한 뒤 검산값을 덮어쓰지 않는다. 배포본을 여는 사람이 한글 시트 이름, 원화 금액, 수량 구간과 오류 설명을 읽을 수 있도록 열 너비와 줄바꿈도 확인한다.
| 구매 확인 항목 | 받아 둘 증빙 | 확인이 안 될 때 |
|---|---|---|
| 도안, 도수, 인쇄 위치 | 업체가 회신한 사양서와 승인한 시안 버전 | 변경한 위치와 크기를 지정해 다시 견적 요청 |
| 판 재사용과 색변환비 | 판 번호, 보관 기한, 바탕색 적용, 작업비 서면 확인 | 재사용과 재제작 예산을 분리하고 발주 비교 보류 |
| 수량과 단가 구간 | 최소 주문량, 상하한, 전량 또는 초과분 적용 방식 | 구매하려는 장수에 대한 확정 견적 요청 |
| 원화와 부가세 | 통화, 세금 기준과 배송·포장비 포함 여부 | 같은 기준으로 다시 받은 금액만 비교 |
| 샘플과 납품 | 실물 승인 기록, 입고 시각, 누락·불량 처리 약속 | 교육장과 공급처가 확인해야 할 기한을 지정 |
결정 하나: 스물아홉 장, 서른 장, 서른한 장의 차이
검산 금액은 부가세 별도 원화로 둔다. 공급업체의 요율과 혼동하지 않도록 별도 예제에서 갑의 판비를 구만 원, 장당 인쇄비를 사천 원으로 둔다. 을은 판비가 명시적으로 영 원이고 장당 칠천 원이다. 두 업체 모두 한 장에서 이백 장까지 같은 단가를 적용하고 기타 비용은 없다고 가정한다. 스물아홉 장에서 갑은 구만 원에 십일만 육천 원을 더한 이십만 육천 원, 을은 이십만 삼천 원이다. 을이 삼천 원 적다. 서른 장에서 갑과 을은 이십일만 원으로 같다. 서른한 장에서 갑은 이십일만 사천 원, 을은 이십일만 칠천 원이므로 갑이 삼천 원 낮아진다. 하나의 경계에서 추천이 두 번 바뀌지 않는지 세 행을 나란히 검산한다.
판비 차이 구만 원을 장당 차이 삼천 원으로 나누면 서른 장이다. 같은 구간에서 단가가 일정하고 두 업체 모두 그 수량을 받을 때만 이 결과를 발주 비교에 쓴다. 갑의 최소 주문 수량이 서른다섯 장이면 서른 장은 둘이 같은 가격에 납품할 수 있는 수량이 아니다. 두 업체의 장당 단가가 같고 판비만 다르면 같은 구간에서는 판비가 낮은 업체가 계속 낮다. 둘 다 같으면 그 구간의 모든 유효한 수량이 같은 가격이다. 갑의 판비와 단가가 모두 더 높으면 그 구간에서 수량을 늘려 갑이 싸지는 지점은 없다. 비교표는 양쪽 금액이 같은지, 조건이 유효한지, 아예 주문이 없는지를 구분해서 표시한다.
예를 들어 마흔아홉 장까지 장당 육천 원, 쉰 장부터 전량에 장당 오천 원인 별도 견적이 있다면 마흔아홉 장은 이십구만 사천 원, 쉰 장은 이십오만 원이다. 쉰 번째 장 한 장에만 오천 원이 적용되는 초과분 할인이라면 쉰 장은 이십구만 구천 원이다. 따라서 마흔아홉 장을 주문할 때 예비 한 장을 더 사자는 제안은 첫 견적에서만 총액을 줄인다. 여분의 사이즈가 실제로 필요하고 보관할 곳이 있는지도 함께 확인한다. 경계 전후의 한 장은 차액을 검증하기 위한 입력이지만, 현장에서 누가 받는지는 발주 승인에서 따로 결정할 일이다.
수량이 영 장인 회차는 예정된 생산과 배송이 없다는 뜻이다. 그 회차에서 아직 일어나지 않은 판비, 인쇄비, 배송비는 영 원으로 표시한다. 첫 회차를 취소하고 두 번째 회차만 생산한다면 첫 유효한 생산에 판비가 들어가는지 다시 확인한다. 이미 지급한 샘플비나 계약으로 확정한 판비는 계획 수량이 영 장으로 바뀌어도 남아 있는 지출이다. 빈 수량과 영 장을 구분하는 이유가 여기에 있다. 견적 항목이 비어 있는 경우에는 실제 비용이 영 원인지 모른다. 배송을 업체가 부담한다는 확인이 있을 때만 영 원을 넣고, 운임 회신 전에는 확정 견적의 총액과 추천을 보류한다.
결정 둘: 대구 교육 물량을 나눠 주문한다
초도 마흔 장과 추가 아흔 장의 의류비가 동일하다고 가정한다. 판비 구만 원과 장당 사천 원을 적용한 갑의 초도 가공비는 이십오만 원, 장당 칠천 원인 을은 이십팔만 원이다. 추가 아흔 장에서 기존 판을 그대로 쓰고 색변환비도 없다면 갑의 추가 비용은 삼십육만 원이고 두 회차 합계는 육십일만 원이다. 을은 추가 육십삼만 원, 합계 구십일만 원이다. 원래 색 조합과 다른 바탕색에 맞게 잉크를 조정하면서 판은 재사용할 수 있고, 이 작업에 이만 원을 받는다고 서면으로 확인한 경우 갑의 합계는 육십삼만 원이 된다. 이 금액은 설명용 가정이며 업체가 공개한 금액을 가져온 것이 아니다.
기존 판을 사용할 수 없어 새 판을 만드는 경우에는 갑의 추가비가 사십오만 원, 합계 칠십만 원으로 변한다. 해당 예제에서는 다시 판을 만들어도 갑이 낮다. 색변환비가 새 판을 만드는 경우에도 따로 부과되는지는 업체에 확인한다. 여기서는 견적상 색변환비만 발생하는 경우와 전부 재제작하는 경우를 서로 다른 시나리오로 나눴으며, 전부 재제작할 때 별도 색변환비는 없다고 가정했다. 만약 새 밑색 판 하나만 필요하다는 확정 견적을 받으면 확인된 판 한 장의 금액과 적용되는 장당 비용을 추가 시나리오에 넣는다. 판 전체를 다시 만들 때의 비용을 자동으로 복사하지 않는다.
추가 참석자가 줄어 스무 장만 필요할 때는 차이가 좁혀진다. 갑이 판을 재사용하고 별도 비용이 없다면 초도와 추가의 합계는 삼십삼만 원이다. 을로 두 회차를 모두 진행한 합계는 사십이만 원이다. 갑에 색변환비 이만 원만 더한다면 삼십오만 원이다. 갑이 전부 재제작하면 합계 사십이만 원으로 을과 같다. 여기에 추가 교육장 배송비 일만 오천 원이 갑에만 들고, 을은 추가 배송비를 받지 않는다고 확인했으면 갑은 사십삼만 오천 원이고 을은 사십이만 원이다. 구매 판단이 뒤집힌 이유가 수량 감소와 추가비라는 것을 계산표에서 읽을 수 있어야 한다.
초도 마흔 장을 갑에 이미 주문한 뒤라면 사십이만 원이라는 두 회차 비교는 앞으로 절약할 금액을 알려 주지 않는다. 그때 스무 장을 추가하면 갑은 판 유지 시 팔만 원, 색변환비 이만 원이 적용되면 십만 원, 새 판을 만들면 십칠만 원이다. 을의 추가 비용은 십사만 원이다. 재제작이라면 을의 금액이 삼만 원 낮지만, 동일한 의류와 시안을 그 기간에 납품할 수 있는지 확인해야 한다. 을로 옮길 때 새 샘플이나 별도의 포장 승인이 필요하면 그 실제 비용도 추가 비교에 포함한다. 배송비까지 포함하는 시나리오라면 갑의 다음 지출은 십팔만 오천 원이고 을은 십사만 원이다. 이미 확정된 초도 비용을 두 업체에 다시 배분하지 않는다.
갑이 보관한다고 했던 판을 실제로 찾지 못하면 즉시 재제작 금액을 받아 이전 견적과 연결한다. 도안과 발주번호가 같다는 이유로 이전 금액으로 주문하지 않는다. 재제작 때문에 도착일이 늦어지는 경우에는 을이 같은 품질을 기한 내에 맞출 수 있는지 확인한다. 급한 스무 장을 우선 보내고 나머지는 따로 배송받는 방안을 검토할 수도 있다. 그 경우 한 회차를 두 건으로 나누므로 적용 단가와 납품비를 새 견적으로 받는다. 최초 견적의 할인 단가가 계속 적용된다는 응답을 받았다면, 유효한 수량과 날짜, 대상 사이즈를 기록한 뒤에만 비교에 쓴다.
예외가 생기면 금액 대신 수정할 입력을 보여 준다
스무 장부터 마흔 장까지와 마흔 장부터 아흔아홉 장까지가 겹치면 마흔 장에 단가가 두 개다. 계산표가 높은 가격이나 낮은 가격 중 하나를 선택하는 대신 중복 구간으로 표시해야 한다. 스무 장부터 서른아홉 장까지와 마흔한 장부터 아흔아홉 장까지가 적혀 있으면 마흔 장 가격은 누락이다. 견적 발행자에게 경계 수량을 확인하고, 회신을 반영해 마흔 장과 주변 수량을 다시 넣어 본다. 다음 구간의 시작 수량이 앞 구간의 끝 수량보다 작거나 같을 때 오류를 표시하면, 실제 비교 수량이 그 구간에 포함되지 않는 경우에도 견적 구조가 잘못됐다는 점을 먼저 확인할 수 있다.
최소 주문 수량은 초도와 추가의 적용 조건이 다를 수 있다. 초도는 마흔 장을 받고 추가는 쉰 장을 요구하는 공급처라면, 추가 스무 장에 쉰 장 구간의 장당 단가를 입력하지 않는다. 스무 장에 대한 소량 작업비나 별도 업체 견적을 받거나, 쉰 장을 구매하고 서른 장을 보유하는 안을 별도 시나리오로 검토한다. 보유 안에서는 남는 장수, 사이즈와 예상 사용 시기, 보관 비용까지 확인한다. 최소 수량이 표시된 모든 가격 구간 밖에 있을 때는 그 업체가 실제로 받을 수 있는 수량부터 확인한다. 동일한 견적서에 품번별 최소 수량이 따로 있으면 전체 수량을 한 구간으로 묶지 말고 같은 품번과 조건으로 그룹을 나눈다.
갑은 부가세 별도, 을은 포함 견적을 보냈다면 차액을 내기 전에 세금 기준 불일치를 표시한다. 실제 거래에서 쓰는 동일 기준의 금액을 서면으로 받아 입력한다. 부가세 포함 견적을 비교할 때는 원 금액에 다시 세액을 더하지 않는다. 별도 금액끼리 비교하면 납부 예정액을 확인할 때 필요한 세액을 옆에 분리한다. 장당 가격은 세금 별도인데 배송은 세금 포함이라고 적혀 있으면 합계에서 기준이 뒤섞인다. 해당 항목까지 같은 기준으로 확정한 다음 비교하거나 경리팀이 원 견적과 계산 기준을 대조하도록 한다. 원화 표시가 같아도 표 안의 셀이 문자로 입력되거나 반올림이 회차별로 다르면 경계값에서 다른 결과가 나올 수 있다.
도안은 수정됐는데 재사용 칸이 그대로라면 제작 업체에 무엇이 바뀌었는지 보낸다. 업체가 같은 크기와 위치에서 잉크 색만 변경한다고 확인한 경우에는 색변환비를 입력한다. 변경된 도형이나 글자 때문에 일부 판을 교체하는 경우에는 교체하는 판과 재사용하는 판을 함께 기록한다. 전부 교체해야 한다면 새 판을 만드는 조건을 선택한다. 같은 파일명으로 새 도안이 저장된 경우에는 파일명을 근거로 승인하지 않는다. 승인일과 버전 번호, 인쇄 위치와 크기를 대조한다. 파일 이름만 바뀌었다면 업체의 동일 도안 확인을 받아 근거를 남긴다. 실물이 진회색에 달라 보인다면 인쇄 색이나 밑색을 다시 승인한 뒤 비용 비교를 재개한다.
업체가 포장 포함이라고 회신했는데 행사팀에서 개별 봉투에 이름표를 붙여 달라고 추가 요청할 수 있다. 그 경우 기존 견적에서 포함하는 범위와 실제 새 요청을 구분한다. 부서별 분류까지만 무료라면 이름표 인쇄와 부착이 각각 얼마인지 묻는다. 그 금액을 인쇄비에 섞으면 뒤에 다른 장소로 보낼 때 비용이 다시 발생하는지 확인하기 어렵다. 시트에는 적용 회차와 정확한 작업명을 남긴다. 가격이 확정되지 않은 상태에서 회의를 해야 한다면 검토용 예산과 서면으로 확정된 발주안을 분리해 전달한다. 예산 상한을 먼저 승인받더라도 견적에 없는 비용까지 자동으로 승인된 것으로 처리하지 않는다.
승인 전 두 사람이 다른 경로로 같은 숫자를 확인한다
한 사람은 실제 견적에서 출발한다. 그 사람에게 비교 시트의 답을 먼저 알려 주지 않고, 원 견적의 회차와 장수를 찾아 판비, 인쇄비, 색변환비, 배송비를 계산하도록 한다. 다른 사람은 시트에 입력된 셀의 출처를 확인하고, 구간의 양 끝에 정수 수량을 넣어 결과를 읽는다. 둘의 결과가 다르면 차액만 고치지 않고 어떤 줄이 다른지 표시한다. 원 견적에 항목이 없으면 담당 업체에 질문하고 답변을 같은 발주 기록에 남긴다. 업체 답변이 가격을 바꾸면 검산할 때 이전 금액과 수정 금액, 적용일도 함께 확인한다. 이런 절차가 있으면 승인자가 답을 처음 보는 상황에서도 견적의 출처를 확인할 수 있다.
파일이 제대로 열려 계산되는지도 확인한다. 한국어 시트 이름과 원화 서식, 줄바꿈, 인쇄 화면에서 경계값이 잘리지 않는지 본다. 스물아홉, 서른, 서른한 장을 넣고 기대값과 실제값을 맞춘 뒤, 영 장, 빈칸, 구간 중복, 누락, 최소 수량 초과, 동일 단가, 높은 고정비와 높은 단가, 원화 외의 통화 입력, 부가세 혼합, 판 변경을 하나씩 시험한다. 이전 견적에서 같은 도안을 지정해 재사용했을 때와 색변환비만 추가한 경우, 도안을 바꿔 새 판을 만들 때도 각각 검산한다. 단가가 비었을 때 수식이 영 원으로 계산하거나, 출력된 금액을 다시 입력값처럼 쓰는 셀이 있으면 배포를 보류한다. 오류를 수정한 파일은 원본과 다른 버전으로 열어 다시 계산한다.
샘플을 확인할 때는 같은 의류의 실제 사이즈로 시험한 것인지 살핀다. 도안이 가슴에서 어느 위치에 찍혔는지 사진과 치수를 남기고, 진회색 바탕에서 글자 대비와 가독성을 확인한다. 세탁이나 반복 착용에 대한 내부 기준이 있으면 시험 방법과 승인자가 무엇을 확인했는지 기록한다. 납품 후 문제를 발견하면 재작업을 누가 승인하는지, 행사 전에 재납품할 수 있는지, 교환할 사이즈를 어디로 보낼지 계약 전에 정한다. 두 견적이 같은 가격이면 샘플, 검수와 납기 조건을 충족하는 쪽을 고를 근거가 된다. 차이가 적더라도 추가 교육에 같은 규격이 꼭 필요한 경우에는 납기와 사양을 먼저 확인한다.
이후 구매 기록은 초도에 이미 약정한 금액, 두 번의 예상 합계, 추가 시점에 아직 바꿀 수 있는 지출을 세 줄로 나눈다. 첫 줄에는 확정된 주문번호와 업체가 붙고, 둘째 줄에는 견적 유효기간과 예상 조건이 붙는다. 셋째 줄은 최신 시안과 실제로 필요한 수량에 맞춰 다시 계산한다. 합계가 더 낮았던 업체라도 추가 수량이 줄어 최소 발주 조건에 걸릴 수 있다. 그때 처음 계산한 값을 덮지 않고 변경 이유와 결정 날짜를 남긴다. 담당자가 바뀌어도 어느 물량을 이미 사기로 했고 어느 견적을 아직 비교할 수 있는지 알아볼 수 있다.
교육 당일에는 수령 수량과 사이즈별 누락, 실제 배송료, 사용한 판의 번호를 입고 기록에 남긴다. 원래 견적과 실제 금액 차이가 있으면 더 찍은 옷, 추가 배송, 시안 변경, 검수 불합격을 따로 구분한다. 업체가 잘못 인쇄한 물량을 계약에 따라 무상으로 다시 보냈다면 그 비용이 회사에 청구됐는지 확인한다. 회사가 임의로 배송지를 변경해 생긴 비용이라면 다음 발주에서 납품지를 먼저 확정할 근거가 된다. 이후에도 원 단가를 그대로 복사하기보다 같은 질문과 확인 절차를 재사용한다. 견적 유효기간과 판의 보관 기간이 서로 다른 경우에는 두 날짜를 별도로 확인한다.
다시 발주하는 날짜가 다가오면 무엇을 확인할까
가격과 수량을 한 번 승인한 것으로 업무가 끝나지는 않는다. 구매 담당자는 판 보관 기한과 견적 유효기간을 달력에 따로 표시한다. 판이 아직 있어도 단가 견적이 이미 만료됐을 수 있고, 가격은 유효해도 공장에 판이 남아 있지 않을 수 있다. 교육장이 확정되는 날짜에 맞춰 업체가 언제까지 발주서를 받아야 하는지 확인하고, 그 전에 견적과 판을 모두 다시 확인할 시간을 확보한다. 늦어질 가능성이 있으면 어떤 사양을 변경할 수 있는지 현장팀에 먼저 묻는다. 참석자에게 바로 지급해야 하는 물량과 예비분이 있다면 두 묶음을 분리해 일정에 적고, 배송을 한 번 더 나눌 때는 그 수량과 비용을 새 견적에서 확인한다.
첫 교육은 이미 끝났는데 두 번째 교육 장소에서 상자를 받을 시간이 달라질 수도 있다. 담당자가 오후에만 현장에 있다면 택배가 앞서 도착했을 때 어느 곳에 맡길지 확인한다. 행사장 창고 사용이 승인되지 않았으면 해당 업체의 보관 가능 기간과 배송비를 묻는다. 회사 내부에서 중간 보관한 뒤 자체 차량으로 옮길 수도 있다. 이 경우 업체 운임은 줄어도 담당자의 작업과 수령 기한이 달라진다. 비교표에는 회사가 맡은 부분과 공급처 비용을 분리해 적고, 계약에 포함되는 금액과 별도로 결재할 항목이 무엇인지 설명한다. 어느 주소든 무료 배송이 될 것이라는 가정은 발주안에서 빼고, 업체가 실제 주소에 대해 회신한 내용에 맞춘다.
판에 적힌 번호만 확인하면 추가 생산이 가능하다고 생각하기 쉽다. 기존 판이 있더라도 지름이 다른 로고나 새 품번의 인쇄 위치는 맞지 않을 수 있다. 재사용 결론을 쓰기 전에 공장에 승인된 이미지와 실제 옷의 품번, 색상과 위치를 함께 보내고 어떤 판을 쓰는지 확인한다. 색변환비의 항목명도 업체마다 다르다. 견적서에 잉크 교체, 조색, 셋업 등이 따로 있을 수 있으므로 같은 작업에 대한 비용을 두 번 입력하지 않도록 견적 발행자에게 어떤 항목이 포함됐는지 묻는다. 반대로 추가 색상 비용을 받는다는 설명만으로 새 판 비용도 포함됐다고 판단할 수 없다. 한 항목이 다른 항목을 대체하는지는 서면 답변에 따른다.
새 바탕색에서 요구한 글자 대비가 나오지 않으면 업체의 견적에 있는 색으로 그대로 발주하는 대신 현장팀과 대안을 정한다. 예를 들어 원래 흰색 의류를 계속 쓰거나, 어두운 바탕에 쓸 로고를 따로 승인하거나, 인쇄가 다른 옷으로 바뀔 때 단가와 납기를 다시 확인할 수 있다. 각 대안은 사용 가능한 샘플과 허용된 사양이 있어야 가격 비교에 들어간다. 두 업체의 금액이 비슷할 때도 다른 조건을 승인하지 않고 그대로 진행하면 교육 당일에 사이즈 교환이나 배부 지연이 생길 수 있다. 샘플에서 바뀐 부분을 작은 표로 정리하고, 실제로 발주할 수 있는 대안에 표시를 해 두면 운영팀이 표의 순위와 준비 가능 여부를 함께 읽을 수 있다.
추가 발주를 다음 담당자에게 넘길 때는 비교표의 모든 이전 버전을 보내기보다 마지막으로 확인한 견적과 시안, 수량 확정일, 변경된 조건을 짚어 준다. 보관 판이 확인됐지만 아직 배송 주소가 확정되지 않았으면 그 한 항목을 누구에게 언제까지 물을지 기록한다. 접수 후 확인할 메시지가 두 개라면 업체의 견적 회신과 교육팀의 수량 확정을 따로 남긴다. 두 자료 중 하나라도 내용이 바뀌면 해당하는 시나리오만 다시 계산하고 기존 초도 발주에는 손대지 않는다. 결과를 전할 때는 바뀐 입력과 비용 차이, 승인에 필요한 근거가 한 화면에 들어오도록 한다.
견적을 비교하고도 답이 보류라면, 발주할 수 없다는 상태와 그 이유를 구체적으로 써 둔다. 도안 검수 중인지, 견적이 만료됐는지, 수량 구간에 속하지 않는지, 보관 판이 확인되지 않는지에 따라 다음 문의 대상이 다르다. 가격만 보류할 때에도 재고와 납품 일정은 먼저 물어볼 수 있다. 가격이 확인된 뒤 일정이 다시 늦어질 위험을 줄이기 위해서다. 반대로 품질 승인이 남아 있으면 업체에 샘플을 먼저 보내도록 하고, 최종 금액은 승인된 시안에 맞춰 다시 받는다. 각 항목의 답변 날짜와 담당자를 남기면 같은 질문을 두 번 보내거나 이미 거절된 조건을 다시 발주서에 넣는 일을 피할 수 있다.
대구의 서현이라면 남색 시제품과 승인 문서를 묶어 초도 마흔 장을 먼저 결재에 올릴 수 있다. 추가 물량은 진회색 샘플과 판을 확인할 날짜를 정하고, 아흔 장과 스무 장에 대해 기존 판, 색변환비만 드는 경우, 재제작하는 경우의 원화 합계를 남긴다. 현장팀이 최종 수량을 알려 주면 그 회차만 다시 비교한다. Giftpack의 FAQ에서는 제작 과정의 샘플과 승인, 품질 확인에 관한 안내를 볼 수 있다. 공급 후보로 함께 검토한다면 의류 품번, 바탕색, 위치별 도안, 초도와 추가 수량, 샘플 및 납품 조건을 전달해 해당 주문의 서면 견적을 받는다. 같은 시트의 같은 조건에 값을 넣으면 처음 결재한 마흔 장은 유지하면서, 다음 교육에 필요한 선택을 새 증빙으로 내릴 수 있다.