不妨把自己放在彰化設備廠的採購珮瑜的位置。星期三上午，她把兩張未稅報價攤在會議桌上。第一家把正面兩色、背面一色分成三筆開版費，第二家只寫「團體服印製包價」。下週的教育訓練需要四十件，之後還有一梯九十件等各部門回覆。如果今天把兩梯都簽下去，會計要先保留整筆預算；只簽第一梯，第二梯又可能因新版識別上線而重開。主管問她中午前能不能選一家。她把簽呈先留在桌上，請兩家分別回覆正背面範圍、第一次交貨與追加條件。
這篇指南要解決的是一張採購單究竟會花多少錢，以及什麼條件會讓兩種印法的成本次序反過來。先把衣服、圖稿、印刷位置和交付條件對齊，再把每梯的件數、適用級距、開版次數及額外費用輸入試算。比較結果應同時顯示第一梯、第二梯、兩梯合計和適用條件。若已有訂單，還要另算從今天起新增的支出。這樣主管能看到改圖、保留版或改配送點會改變哪一列，供應商也能對著原始欄位修正，避免一句「單價比較低」就把不同範圍的訂單混在一起。
試算表 v1.1 於 2026 年 11 月 9 日更新。請先閱讀「報價輸入」工作表上的設定與印法指南。下單前，請以相同條件取得供應商的書面報價，再替換範例價格。
報價先對齊正背面、色數和交件方式
珮瑜把兩家報價都對到一頁規格。衣服欄寫同一款號、布料、顏色、尺碼組合及是否由廠商供應。正面欄寫左胸或胸前中央，標明圖案最大寬高、兩個核可色及圖稿版本。背面欄另寫落點、大小和一個核可色。配送欄記錄第一梯到彰化廠收貨，第二梯是否同一個地址、各尺碼是否先分袋，以及是否需要箱外標籤。這些內容應在雙方報價可辨識的附件中出現。廠商如果要用同等款替換原衣，也應寫出替代款的細節與適用數量，讓採購知道要重新比價還是可以沿用原條件。
狄剛的團體服計價表以顏色為網版製版費的計價單位。立大的費用估算則把製版和印工拆開，另外列出數位直噴，讓採購看得出詢價時可以要求哪些欄位。兩頁是各廠商的公開說明。珮瑜仍要向實際接單的窗口確認開版數、每個位置的加工方式、保版期限和追加是否重算級距，並留存報價版次和日期。正面有兩色、背面有一色只是詢價起點，廠商是否另做底色版或能共用某一塊版，取決於確認後的工法和圖稿。
包價也可以比較。請廠商回覆一件包價是否含同款空白衣、正背面全部加工、樣衣、分袋、運費及報價所列的稅基。若總價涵蓋正背面且沒有獨立開版費，可把供應商確認後的固定開版欄填零，包價填入對應件數的單價區間。若總價包含整筆固定運費，可請廠商拆出運費或把包價視作該件數的單次有效總額。固定總額只適用一個指定組合時，還缺少計算其他件數的依據；請供應商給出那些件數的有效報價。已含在單價的衣服或運費只計一次。拿不到分項時，也要保留報價原文和適用範圍，讓覆核的人能確認有沒有多算。
採購可把兩個報價的共同規格、差異和待回覆事項分開存。正背同圖但大小不同，請兩家按同樣的尺寸輸出；背面若移到接縫旁，先要看樣衣能否達到位置允差。倉管對箱貼、分袋或到貨時段有要求，便將它們列入同一輪詢價。這些小事會直接影響價格和交期。若一家承諾依部門分箱，另一家只送整批，主管需要知道是否由廠內補做，以及補做是否影響使用日期。採購可以在比較表加一個由誰負責的欄位，再決定要請廠商補價或另列公司內部作業成本。
四張工作表各留一種可覆核的紀錄
開檔先看到「成本比較」。填表時先到「報價輸入」，依兩個方案填報價號碼、台幣、含稅或未稅基準、開版費、空白衣單價、首梯與追加的最低量，以及適用的單價級距。供應商、品號、有效期限與印刷規格，另存於可依報價號碼查到的原始單據。輸入台幣時保留原單據金額及小數規則，所有固定費、加工單價和附加費依同一精度處理。每個區間填起始及結束件數，並註記該級距的單價是否適用全批。若供應商按累進區間逐段收費，先請他給出相同件數的全批總額或另建符合原報價的模型。把累進單價抄進全批單價欄，從第一個階梯跨到第二個階梯時就會錯。
接著到「交貨與追加」，輸入首梯和追加的件數、圖稿版次，以及各方案的製版方式、部分重製費、換色費和其他固定費。下單日期、交貨日期、地址與留版書面證明，放在對應的採購紀錄。版仍在倉庫與廠商同意這一次可用，需要兩項證據。請窗口寫清楚保管期限從何日起算、要用哪個報價或訂單號找回、改墨色是否另外收費、是否限定同衣款及印刷位置。若廠商只有在首批完成後才會確認保存，就先做兩個情境，清楚標記留版條件尚待回覆。做成兩列有數字的預算情境，有助於主管看到最壞情況；下單用的正式比較仍須等證據補齊。
回到第一張「成本比較」，查看每梯小計、兩梯合計和首梯的價格交叉點。每筆交貨成本等於該梯實際觸發的開版費，加上件數乘以該梯適用的全批單價，再加這一梯尚未包含的費用。兩梯分別定價時，先找四十件的區間，再找九十件的區間；兩次費用加總前都要能看到適用區間和費用項目。若供應商書面同意一張總單鎖定兩梯的單價、同時分批出貨，可以依該總單改填單價和各梯運費，保留何時對整批件數負有付款義務。只有報價寫明承諾，才把一百三十件用來決定級距。兩種合約設計的付款、取消及庫存負擔不同，費用列應能分辨。
最後一張「驗收測試」保存測試名稱、預期與實際金額、判定狀態和查核結果。自行重測時，另記各次輸入、檔案版本、覆核人與日期。把原本的測試案例另存，正式詢價只改正式列，避免更換單價時連預期結果一起改掉。測試還要有明確的錯誤輸出，例如未填金額、兩個級距涵蓋同一件數、起訂量高於已報的最大件數，或第二梯勾選留版但圖稿版次不同。比較欄遇到任何一個方案有錯，就顯示哪個欄位要補正。採購看到某一家的數字而另一家只留空，容易以為有數字的一家比較可靠，實際上可能只是資料先到。
| 要比對的欄位 | 可接受的輸入證據 | 還缺資料時的處理 |
|---|---|---|
| 空白衣、正背面位置和圖稿 | 雙方回覆同一份圖稿與款號清單 | 補齊版次及印刷範圍後再比較 |
| 開版與追加費用 | 報價或書面回覆列出有效條件及金額 | 另外計算明示的預算情境，正式推薦暫停 |
| 每梯單價和最低起訂量 | 報價級距、邊界件數和每梯或整單適用方式 | 請廠商補該件數的原始報價 |
| 稅基與運費 | 同為未稅或同為含稅，確認是否已含配送 | 依廠商重開的同基準報價比較 |
| 樣衣、交期及箱貼 | 有可追溯的樣衣版本及交貨承諾 | 先保留條件，請需求方確認截止時間 |
算例一：三個邊界件數如何改變選擇
先用一組小型測試隔離開版費和單價差。方案甲的一次開版費是九十元，每件四元；方案乙已確認開版費為零，每件七元。兩家在一到兩百件之內各有一個平坦級距，兩份都不再加運費。二十九件時，甲為九十加一百一十六，合計二百零六元，乙為二百零三元，乙低三元。三十件時，甲為二百一十元，乙也為二百一十元。三十一件時，甲為二百一十四元，乙為二百一十七元，甲低三元。這三列應固定保留在驗收頁。沒有報價效力的示範費率不可直接寫進實際採購單。
固定費差九十元，每增加一件節省三元，九十除以三等於三十。這裡的交叉點是兩份報價同價的件數，只在兩個方案同時能接單、而且這兩段單價都有效時成立。若甲最低起訂三十五件，三十件就是不可下單，試算只在兩者同時有效的區間標示同價或較低者。若兩家的每件費用一樣，固定費較低的一家在共同級距內始終較低；若連固定費也相同，整段都同價。若甲同時有較高固定費和較高單價，件數增加也不會幫它追回差距。留一個同斜率和一個反向斜率的驗收案例，避免試算把任何兩條價格線都硬算出正的交叉點。
零件數用來表示該梯沒有安排出貨，該梯開版、加工及未發生的運費為零。若已經獨立發生樣衣費或已下單製版費，應列在已承諾支出，不能因把出貨件數改成零就抹掉。空白件數表示資料尚未回覆。對照這兩種輸入時，前者應跳過該梯，後者應要求補資料。相同邏輯也用在運費和開版欄。報價明載免運可填零；業務還沒回覆運費，保持待補。三十件同價時，採購可以把打樣、交付風險和尺碼確認列為決勝條件，讓承辦人看到決定建立在哪一項有據可查的承諾上。
正式比價時常有多段單價。假如另一份報價在四十九件以下每件六元，五十件起全批每件五元，四十九件的加工合計二百九十四元，五十件則為二百五十元。階梯可以讓總價在邊界往下跳，因此應同時保留邊界前一件、邊界當件及後一件。先讓廠商確認降價適用整批，並看額外一件是否在可用尺碼和預算內，再談是否要加量。若廠商的報價是追加的那一件才用五元，四十九件仍用六元，五十件合計是二百九十九元。把兩種口徑寫在報價旁，覆核者能從一列找出差四十九元的原因。
算例二：兩梯要付幾次版費
回到彰化的四十件和九十件。假設廠商已將正背面的共同範圍對齊，並用台幣未稅示範數字另做一組大一點的試算。下載版預填九十元開版費和四元、七元的單件加工費。要重現以下金額，請在「報價輸入」改填九百元、四十元和七十元，再核對兩梯合計。甲方案三筆版費各三百元，一次共九百元，每件加工四十元。乙方案已確認零開版費，每件加工七十元。示範中的空白衣成本相同並先從加工比較扣除，發正式採購單時再依原始報價補回。兩梯均假定有適用的各梯級距，而且沒有額外運費或其他費用。第一梯甲為九百加一千六百，合計二千五百元；乙為二千八百元。這一列讓珮瑜可以分開看眼前的四十件，毋須等全公司回報才知道當前的可比支出。
第二梯如果沿用原版，甲的九十件加工為三千六百元，兩梯共六千一百元。乙的第二梯為六千三百元，兩梯共九千一百元。甲在已確認留版的情境中省三千元。若新版識別改了背面圖稿，而且廠商的書面報價確定須重開整套版，甲第二梯增加九百元，兩梯合計七千元，仍低於乙的九千一百元。若廠商只需重開背面一版，則只加已報的三百元；這是另一個有不同證據的情境，甲合計六千四百元。原先九百元的整套假設應保留給重製整套的那一列，避免將整批版費當成每次改圖必付的固定規則。
真正會讓推薦改變的是需求縮小和固定費碰在一起。假設第二梯最後只要二十件，留版時甲兩梯共三千三百元，乙共四千二百元。若兩梯之間須重開整套版，甲再加九百元，兩邊同為四千二百元。如果甲又須補一百五十元第二梯偏遠點運費，乙的報價確認運費已含，甲合計四千三百五十元，乙低一百五十元。此時比較表需要顯示反轉原因是二十件情境、重製及額外運費。若業務回覆一百五十元只是估算，簽呈可以寫採購先向兩家確認配送條件，並要求供應商鎖定時效，而不是提前把估算數字轉成訂單承諾。
若第一梯已向甲下單，第二梯才另行做決策，會計此時已承諾首批二千五百元。第二梯二十件若必須重新開整套版，甲的新增支出是一千七百元，乙是一千四百元。只要乙能按同樣樣衣規格、期限和實際配送承諾交付，新增支出比較會偏向乙。若甲可以留版，甲新增八百元，則低於乙。這一列要標記既有採購單已承諾，不能再拿一開始的兩梯總額當作此刻改單可以省下的金額。若轉廠另須打樣、重做校色或整批搭配驗收，再把這些已確認的新增費用列回比較。
異常處理要能回到原報價
假設兩個相鄰區間寫成二十到四十件、四十到九十九件。四十件同時命中兩列，系統應報「級距重疊」，並指出原始報價的欄位。先請廠商確認後一段從四十或四十一件開始，保留回覆和報價版本，再重算四十及相鄰兩個件數。若報價列二十到三十九、四十一到九十九，四十件落在缺口，顯示「該件數無報價」。仍可做不受影響且有有效區間的二十件或九十件情境。遇到上限小於下限、負數費用、無法理解的文字價格，應先查單據，不要讓比較用猜測或套用較近的級距完成。
另有一種常見異常是兩個階段的起訂量不同。供應商可能同意第一梯三十件，但追加須滿五十件，或只准某個期間內維持低起訂量。這種條件應逐梯記錄。若追加二十件低於門檻，請對方重開二十件的正式報價或提出可接受的另一種交付組合。可以另算買五十件並由公司持有三十件庫存的情境，同時列出多採購金額、尺碼配比、儲位和可能用不完的風險。從二十件直接用五十件的單價會掩蓋實際承諾。若有不同款色各自的最低量，也要將規格拆成可報價的群組再加總，避免把不同庫存批次硬湊成一段級距。
稅基也要先驗證。第一份未稅、第二份含稅的金額不能直接比較。先要求兩家提供相同口徑的有效書面報價，或由會計依已確認的稅別與計價資料核對拆分。在同為含稅的比較中，已含稅的價格直接比較，避免再乘一次稅率。兩份同為未稅的比較可以保留稅額及含稅總價作獨立欄位，並確認比較欄取用的是未稅欄。樣衣、包裝及運費是否列在同一張憑證、各自是否已含稅，都應回到報價附件或會計確認。兩種方案要採相同的進位和呈現精度，才不會在臨界點憑四捨五入得出不同的推薦。
設計變更則靠圖稿版本管理。圖稿 A 的背面標語被換成圖稿 B，縱使採購系統還沿用同一個衣款，供應商也可能只需重開背面版，或因工序限制必須重製整套。比較表如果已勾沿用，但兩梯的圖稿版次不同，應先停在「保版確認與圖稿不一致」。請廠商依每個位置回覆能否沿用與費用，必要時重新核對樣衣。若兩份檔案其實完全一樣但被更名，請保存版本對照與廠商確認，再將適用的版次關係明確標註。保管期間到期、換不同工廠或印花尺寸有變，也要走同一個確認路徑。
把同價決定留給能查證的交付條件
價錢只差少量時，請兩家提供可比較的樣衣核可條件。採購可以選定實際款色及尺碼，在確認單留下正面、背面、版次、圖案尺寸、照片及核可日期。若公司有洗滌、摩擦或色差要求，就和需求單位、供應商確認應如何驗收，並約定異常件由哪一方、在幾天內處理。確認單也應列出承諾交付日期和延誤通知窗口。樣衣資料和工作表只要用同一個識別碼連起來，日後有人問「為什麼價格相同還選這家」，就能找到當時的品質與交貨憑據。缺少承諾的一方可以先列待回覆，不用在成本欄加一筆憑感覺估出的風險費。
下載版應有繁體中文工作表名稱、台幣格式及足夠寬度，讓級距、錯誤提示和圖稿版次在一般試算表視窗內能讀清楚。驗收時拿乾淨副本輸入二十九、三十、三十一件，重算比較頁；再清空其中一個單價，確認顯示缺少報價。接著模擬零件數、重疊、漏報、最低起訂量超出區間、留版改成重開以及含稅口徑混用。保留各測試的輸入和實際輸出；在正式表中只貼供應商核可的金額，避免把測試值留在會簽版本。若下載檔開啟後公式顯示錯誤或需要修復，先暫停傳給供應商，改由兩個人各用原始報價重新核算急件，並把故障檔另存以便排查。
試算表本身也需要交接紀錄。把報價附件和樣衣核可連到各自的版本，另指定誰能修改正式輸入、誰覆核公式、誰可以核准例外。對於第二梯數量尚未落定的採購，保留最後回覆時間和保版期限兩個日期。日期相隔太近時，可以請廠商確認是否延長保留，或提早將預算分成已承諾與尚未承諾兩段。每次變動請更新改動原因和重新比較的列，例如「由九十件改二十件，改用第二梯新報價」。主管看到差額時能追到原來的件數和版本，供應商也能知道哪些條件仍適用。下一位承辦人即使沒有參與第一次詢價，也能從交接資料決定該重算或直接沿用。
會簽之前，用兩張紙驗證試算有沒有搬錯條件
第一張是供應商的有效報價。從工作表任選一列結果回查，核對日期、報價號、幣別、未稅基準和實際送貨方式。再請一位沒有填過表的人從報價出發，找同一梯件數、級距、開版和運費，確認能得到同一個總額。不要先把工作表答案給對方，否則很容易直接照抄數字而漏掉一個項目。若兩人結果不同，先標出差在幣別、單價或固定費，並用報價原文或書面回覆確認。修正後保留舊版、變更理由和覆核日期，再用相同方式重算原來的那一列。
第二張是能反映使用現場的交貨需求單。訓練在彰化廠舉行，部門代表要在早上八點半之前領取，倉管可能前一天就要按班別分袋。若兩家都答應某日送達，請把可收貨時段、遲到時的替代方式、供應商與廠內各自要做的事寫出來。尤其是第二梯送到不同地址時，要明確指定誰負責核對箱數、退回多做的衣服及處理缺少的尺碼。需求單如果比供應商附件更新，先回頭改詢價條件，才會知道是否需要重開。兩張紙一起覆核，才能避免一份算得準的報價對應到無法使用的交貨方案。
採購可以把簽呈寫成「目前決定」和「何時再決定」兩段。目前決定只列已確認的件數、款號、圖稿、驗收和金額，並附上資料版本。再決定的一段列最晚回覆日、第二梯目前預估數量、哪些費用會隨改圖或改點而變，以及超出預算時由誰批准。當第二梯還有多個情境，主管可以先核一個可承擔的預算範圍，讓承辦人等到有足夠資料才選供應商。若圖稿確認日比保版期限晚，先問廠商是否能延後到圖稿定稿，或重新提出只重開背面版的條件。這個安排可以降低日後臨時重議的次數，也留下當時為何分梯下單的原因。
碰到兩家同時更改報價時，保留同一個比較日的兩份版本。比如上午乙方已延長價格有效期，下午甲方新增偏遠點配送費，採購要問清楚兩個變動各從何時生效。若重新比價已超出其中一家的有效期，先詢問價格與交期能否一起延長。工作表可以保留一欄「僅供情境估算」，讓會議仍能看可能的預算影響；另一欄才列可下單的方案。若主管需要當天簽准，可以先以已有的有效第一梯報價下單，再另約第二梯確認時間。採購單、預算試算和供應商回覆各有自己的用途，將它們連到同一份需求編號，交接時就能找到三者的關係。
依不同決策層級保留三個金額
先看本次下單金額，這一欄對應採購單會立刻承諾的衣服、加工和交付。再看截至最後一梯的預估總額，這一欄用來留預算，且應看得出它採用的是留版還是重製。最後看下一個仍可調整的金額，這一欄只放從現在起仍須花的費用，讓追加時可以公平比較續訂和轉單。把這三個金額分欄後，採購會看到為何同一家在預估總額上較省，到了第二梯卻可能因重開、運費和門檻而失去優勢。財務也能分辨哪些款項可在下一階段取消，哪些已經由現有訂單承諾。
交付之後，可把實際收貨件數、運費、是否重開版及供應商異常處理記回原列。若實際成本高於試算，先分出數量變動、換版、重送與計價口徑，再決定下次要在詢價單加哪一項確認。比如缺件補送是供應商承諾負擔，實際費用欄可以標記這筆沒有轉嫁給公司；如果是公司追加地址或臨時改尺寸，就另外保存變更單。事後記錄也能讓下一位採購知道原來那個看似便宜的級距是否真的用到。應沿用已證實的詢價流程，下一次仍以新圖稿和新報價重新核對金額。
驗收紀錄應能單獨閱讀。把測試用數字與實單金額分放，測試有自己的清單、預期結果和實際結果，讓覆核者知道價格交叉點究竟用哪個區間算出。若交付後發現檔案的公式被改成固定值，用測試副本做邊界驗收就能立刻看出。重新交付時保留檔案版本、日期、幣別與任何修正欄位，再請收件人打開新版，核對其第一個待比較的件數。這個步驟比只在信中寫「已更新」更容易避免拿錯版本。
如果中午前乙方確認包價含正背面，甲方也補上四十件的未稅分項，珮瑜就能先簽第一梯，附上樣衣核可與收貨日期。第二梯先留三列預算：九十件留版、九十件重製和二十件加運費。她在採購紀錄上寫明品牌窗口應在何日前確認背面圖稿，以及甲方應在同日前書面確認版的去向。若兩個回覆到齊，她只要重開第二梯那一列就能下決定。若公司希望用同一流程向 Giftpack 詢價，也可以把正背面規格、樣衣核可、兩次件數和收貨條件一起提供，拿到可辨識的書面報價後按相同欄位比較。這樣保存下來的是兩次可以各自覆核的採購決定，而不是一個脫離圖稿和日期的最低單價。